Como escolher o fluxo de devolução de cliente ou fornecedor
Onde acessar: conforme o cenário, Compras → Importar XML ou Comercial → Vendas; cadastros fiscais para conferir a operação
A primeira pergunta é: a mercadoria está voltando de um cliente ou está sendo enviada de volta a um fornecedor? A segunda é: quem emitiu ou vai emitir a nota que acompanha a devolução? Tenha essas respostas antes de copiar documentos, importar XML ou processar estoque.
Identificar o seu caso
| Situação | Quem emitiu o documento que você tem | Caminho na plataforma |
|---|---|---|
| Cliente devolveu mercadoria e entregou XML de devolução destinado à sua empresa | O cliente | Compras → Importar XML; operação de entrada de devolução de cliente; crédito do cliente quando aplicável. |
| Cliente devolveu mercadoria e sua empresa precisa emitir a nota de entrada | Sua empresa será a emitente | Prepare a documentação de origem e confirme com o suporte fiscal o fluxo de emissão disponível para sua implantação. Não trate como XML recebido de terceiro. |
| Sua empresa vai devolver mercadoria comprada ao fornecedor | Confirme com a área fiscal se sua empresa emitirá a saída ou se receberá documento do fornecedor | Confira compra e nota de origem, itens, quantidades e natureza de devolução ao fornecedor. Não processe outra compra comum para representar a saída física. |
| Documento original foi lançado por engano e não representa uma operação ocorrida | Depende da nota original | Analise cancelamento/estorno da origem, respeitando o estado fiscal e os vínculos. |
Quem deve emitir em cada situação depende do enquadramento e da operação. A plataforma não toma essa decisão só porque o cadastro da pessoa tem o papel de cliente ou fornecedor. Confirme com a contabilidade e com a outra parte antes de movimentar os documentos.
Cliente já emitiu a devolução
Receba o XML autorizado destinado à sua empresa e siga como receber devolução de cliente e gerar crédito. Você utiliza o documento do cliente; não emite outra nota da mesma devolução apenas para que ela apareça na plataforma.
O importador usa palavras como Fornecedor para identificar o emitente do XML. Nesse cenário, confira o documento da pessoa: ela é o cliente que está devolvendo. Se for gerar crédito, precisa estar cadastrada como cliente ativo.
Quando sua empresa precisa emitir
Separe a chave e o XML da nota original, data, pessoa, produtos, quantidades devolvidas e valores proporcionais. Confirme a operação fiscal, a referência exigida, o destino da mercadoria e o acerto financeiro.
Limite do fluxo atual: o formulário comum Nova venda direta permite escolher uma operação fiscal, mas não oferece um preenchimento específico da chave da nota original para devolução. Selecionar uma natureza com a palavra “devolução”, preencher observações ou copiar a venda não comprova que a NF-e de devolução foi montada corretamente. Confirme o procedimento de emissão habilitado na sua implantação antes de processar ou transmitir.
Não utilize Nota complementar como substituto: essa ação tem finalidade e referência próprias. A aba Referências mostra vínculos operacionais; não é um campo de inclusão da chave fiscal da devolução.
O fornecedor já emitiu uma nota. Posso importar?
Antes de usar o arquivo, confira no XML quem é o emitente, quem é o destinatário e qual operação ele representa. O fato de o fornecedor ter enviado um XML não significa que esse documento registra a mercadoria saindo da sua empresa em devolução.
O caminho Compras → Importar XML registra uma entrada na sua empresa. Use-o quando o documento realmente corresponder à entrada que você precisa registrar. Não importe como compra uma nota que representa a saída da sua mercadoria para o fornecedor, pois isso pode gerar estoque e obrigação financeira no sentido errado.
Se o fornecedor emitiu documento de entrada para receber sua devolução, confirme com a contabilidade e o suporte como registrar essa saída e seu vínculo na implantação atual. Não escolha uma operação de compra só para aceitar o arquivo. Guarde o XML recebido, a nota da compra original e a identificação dos itens devolvidos para essa conferência.
Conferir a operação fiscal correta
Nos cadastros, abra Fiscal → Operações fiscais e pesquise a operação. No catálogo padrão:
| Operação | Sentido da mercadoria na sua empresa |
|---|---|
| DEVOLUCAO_CLIENTE | Entrada de mercadoria devolvida pelo cliente. |
| DEVOLUCAO_FORNECEDOR | Saída de mercadoria que sua empresa devolve ao fornecedor. |
Confira Tipo de operação, Finalidade da NF-e, CFOPs e comportamentos de estoque/financeiro. A configuração de devolução utiliza finalidade 4 — Devolução / retorno. A descrição não substitui esses parâmetros.
Na importação, a troca ocorre em Entrada → Operação fiscal (entrada) antes de Importar compra. Na criação de documento, escolha a natureza antes de registrar. Se a compra ainda estiver editável, use Editar, revise a operação e depois Salvar compra. Se o documento já estiver processado ou autorizado, identifique o caminho de correção permitido; não altere a origem para esconder os efeitos já produzidos.
Devolução parcial e acerto financeiro
Devolver 2 de 12 unidades não é cancelar a venda inteira nem estornar a compra inteira. Confira somente as quantidades retornadas e os valores correspondentes, preservando a origem. Se a mercadoria possui lote, confira o lote que efetivamente voltou ou saiu.
Combine separadamente o acerto: crédito para próxima compra, abatimento de saldo em aberto ou devolução de dinheiro. Um crédito na plataforma não transfere dinheiro. Um estorno interno não cancela automaticamente uma nota emitida pelo fornecedor nem devolve um pagamento já feito no banco.
Antes de concluir
Confira que há um único registro para cada documento, empresa destinatária correta, emitente correto, referência à origem, mercadoria e quantidade corretas, operação adequada, depósito e efeito financeiro esperado. Depois consulte os movimentos, os títulos/créditos e a situação fiscal. Se houver dúvida sobre quem emitiu a nota, resolva essa identificação antes de importar ou emitir outra.