Como receber devolução de cliente com XML e gerar crédito

Onde acessar: Compras → Importar XML

Use este procedimento quando o cliente já emitiu a NF-e de devolução para a sua empresa e entregou o XML. Embora o acesso fique em Compras, o emitente deste documento é o cliente que está devolvendo a mercadoria. Você registra a entrada e, quando combinado, o crédito desse cliente.

Exemplo: você vendeu 12 unidades; o cliente devolveu 2 e emitiu uma NF-e apenas dessas 2. Confira as 2 unidades recebidas e importe o XML da devolução. A venda original continua representando a saída original; não cancele as 12 unidades para registrar uma devolução parcial.

Antes de abrir a importação

1. Tenha o XML da NF-e de devolução, não somente o PDF do DANFE.
2. Confira com a área fiscal quem emitiu a devolução, quem é o destinatário e a referência à nota original.
3. Selecione, na plataforma, a empresa que recebeu a mercadoria. O destinatário do XML deve ser essa empresa.
4. Cadastre o emitente como cliente ativo se for gerar crédito. Autorizar cadastro automático de fornecedor não substitui esse requisito.
5. Separe os produtos realmente devolvidos, as quantidades, a unidade e o depósito de retorno.

1. Ler o XML recebido

1. No menu Compras, abra Importar XML.
2. Na caixa XML da NF-e, arraste o arquivo ou clique em Arraste o XML da NF-e ou clique para selecionar. Também é possível colar o conteúdo no campo abaixo.
3. Clique em Analisar XML, no alto da página.
4. Confira o quadro Nota: emitente, documento, número, série, emissão e total. A série vem do XML e aparece bloqueada; não escolha outra série para uma nota emitida pelo cliente.
5. Se escolheu o arquivo errado, use Trocar XML, no alto da página, antes de continuar.

Analisar apenas lê o arquivo. Ainda não há crédito gerado nem entrada processada.

2. Escolher a operação e o depósito

No quadro Entrada, clique em Operação fiscal (entrada). Escolha a operação de devolução recebida de cliente configurada para a sua empresa — no catálogo padrão ela se chama DEVOLUCAO_CLIENTE · Devolução de mercadoria recebida de cliente.

Não deixe COMPRA selecionada só porque a tela está no módulo Compras. A operação define o tratamento do documento. Confira o Depósito de entrada e preencha condição e forma de pagamento quando a tela solicitar. Se houver dúvida sobre a operação ou seus efeitos, revise seu cadastro com o responsável fiscal antes de importar.

3. Decidir se deve gerar crédito

Quando o XML informa finalidade fiscal de devolução, aparece o quadro Crédito do cliente, abaixo de Entrada. Ative Gerar crédito para o cliente emitente se esse for o tratamento acordado.

1. Escolha devolução de cliente
2. Confira o depósito
3. Ative o crédito quando aplicável

O crédito será gerado ao processar a entrada, pelo total fiscal da nota. Nesse fluxo, a geração de crédito substitui a criação de título a pagar da compra. Não é depósito na conta do cliente nem devolução automática de dinheiro pelo banco.

Se o quadro não aparecer, confira o XML com o emitente: escrever “devolução” na descrição não substitui a finalidade fiscal de devolução do arquivo. Não altere o XML manualmente para fazer a opção aparecer.

4. Vincular e conferir as mercadorias

Na seção Itens, resolva cada linha Sem vínculo pelo botão Vincular, na coluna de ações à direita. Se o produto ainda não existe, Cadastrar abre o cadastro rápido; confira depois os dados necessários ao estoque e à tributação.

Confira produto, variação, quantidade, unidade, valor, conversão, lote e validade quando exigidos. A mercadoria voltou em caixas ou unidades? Por exemplo, 2 CX de 6 UN representam 12 UN no estoque, não 2 UN. Só marque Lembrar esta conversão quando a relação puder ser reutilizada nas próximas importações.

5. Importar, conferir e processar

1. Resolva vínculos, conversões e campos obrigatórios. Importar compra, no alto à direita, fica indisponível enquanto houver pendências.
2. Clique em Importar compra. Esse botão já solicita a criação da entrada; não é apenas outra prévia. Aguarde a abertura do documento criado, sem clicar novamente por demora.
3. Faça a conferência física quando exigida pela empresa.
4. No detalhe, revise a indicação Crédito do cliente por devolução, a operação, o depósito, os itens e o total.
5. No alto do detalhe, clique em Processar compra. No diálogo, confira se a mensagem informa geração de crédito ao cliente pelo total da devolução e entrada no depósito selecionado. Se aparecer uma descrição diferente do que você espera, volte e confira a operação e a opção de crédito antes de continuar.
6. Clique em Confirmar processamento, no rodapé do diálogo, somente depois dessa revisão. Esse é o passo que efetiva o processamento; importar o XML sozinho ainda não disponibiliza o crédito.
7. Confira o estoque de retorno, o crédito do cliente e o histórico. A importação não emite uma segunda NF-e em seu nome.

Usar o crédito depois

O crédito pode ser utilizado nas rotinas que oferecem abatimento por crédito de devolução. Na baixa de título a receber, confira a opção Abater com crédito de devolução, a Nota de devolução, o saldo disponível e o valor utilizado. Na venda, quando a plataforma oferecer o abatimento, confira o valor antes do processamento. Usar crédito reduz seu saldo disponível; não registre também um recebimento bancário fictício para o mesmo valor.

Resolver os impedimentos mais comuns

Se a devolução foi combinada mas ninguém emitiu a nota ainda, este não é o passo inicial. Consulte quem emite a nota e qual fluxo usar.